Enterprise Project Management: alinear proyectos con estrategias de negocios

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Imagen: Microsoft

Una solución para la administración de proyectos empresariales (o su
sigla EPM, Enterprise Project Management) permite a cualquier
organización que logre implementarla con éxito alinear sus objetivos
económicos, de trabajo, administrativos y hasta personales con los de
toda la empresa en la toma de decisiones, y nos ayuda a “cumplir o
exceder” las necesidades y expectativas de nuestro cliente, se esté
pensando en un contratista o en nuestra propia empresa.

Antes de
nada quisiera establecer algunas definiciones. Según el PMBok (Project
Management Body of Knowledge), “un proyecto es un emprendimiento
temporario para crear un producto o servicio único”. Y resalto el
carácter de único porque todos sabemos que cada proyecto es muy distinto
de otro, aunque sean de la misma categoría.

Para ejemplificar
este punto, no es difícil notar que dos implementaciones del mismo
software, con el mismo hardware, con los mismos requerimientos en dos
empresas distintas, nunca se pueden replicar uno con otro (si no, para
qué necesitaríamos a los consultores, ¿no?). Y esto ocurre debido a que
cada negocio es por definición distinto, con diferentes dueños,
objetivos y, claro está, diferentes estrategias de negocio.

Este
paso previo mal realizado es el que lleva, sin dudas, a un total
“fracaso” de nuestro proyecto. Veamos algunos datos del IDC Group: el 84
por ciento de las empresas no puede ajustar y alinear sus presupuestos
con las necesidades comerciales más de una o dos veces al año; el 80 por
ciento no realiza Business Cases previos para ninguno de sus proyectos
de informática; el 90 por ciento toma mediciones de los proyectos
únicamente a nivel financiero, y todo esto da como resultado que sólo en
Latinoamérica el 66 por ciento de los proyectos de tecnología fracasa,
rebasa el presupuesto o no cumple con los plazos originales.

Y
todas estas empresas tienen algo en común: no contaban con una solución
de EPM implementada y se vieron impactadas en los negocios con menor
rentabilidad, con la incapacidad de fondear proyectos nuevos y,
especialmente (y la más grave, según mi punto de vista), con una baja
satisfacción de los clientes.

Bien, vamos a coincidir en que este
último punto es el más crítico, porque hay momentos en que parece que
nada puede satisfacer plenamente a nuestro cliente y creemos que es
imposible lograr que deposite su confianza en los proyectos que
manejamos, siempre buscando el menor defecto y reclamando
actualizaciones constantes para controlar que no nos desviemos del
camino.

Pero ¿por qué este escepticismo? Bueno, los clientes se
comportan así, de la misma manera que nosotros lo hacemos cada vez que
una simpática telemarketer nos llama para ofrecernos un tiempo
compartido; es que ya se han quemado con la leche, muchos se han cansado
de participar de proyectos que han terminado mal, ya han sentido el
fracaso de cerca.

Para evitar esto, me voy a permitir recomendarle
lo siguiente: si le han encomendado la tarea de liderar un proyecto,
usted debe seleccionar, utilizar y hacer cumplir un método disciplinado
para llevar a cabo sus compromisos. Para ello le aconsejo que realice
una simple lista de procesos bien definidos, formalizados y que debe
implementar:

  • Definición de requerimientos.
  • Planificación del o los proyectos.
  • Prevención de riesgos.
  • Reportes de estado.
  • Control de cambios.
  • Metodologías de Knowledge Management y feedback del cliente.

De
esta lista me voy a detener en el punto que creo fundamental y al que
siempre le asignamos menos tiempo del que deberíamos: la prevención de
riesgos.

Preguntémonos: ¿por qué nos dedicamos a gestionar
proyectos? Esencialmente, para manejar el riesgo. Si el riesgo no fuera
una variable por considerar, ¿para qué hacer proyectos y anteproyectos?
El problema es que hoy en día muchas empresas (sobre todo las empresas
de soluciones informáticas y los departamentos de tecnología) tienen la
premisa de que todo saldrá bien porque poseen un grupo de jóvenes
superinteligentes, cuando a menudo es nuestro propio Dream Team el que
nos sorprende con los inconvenientes más obvios. Que el CD no arrancó,
que no me quedó claro el relevamiento, que ese cable no llegó a tiempo,
que el Service Pack no funcionó y… lo invito a recordar todas aquellas
“anécdotas” que en su momento le hicieron transpirar.

Sin embargo,
podemos predecir la mayoría de esos problemas y salvar a nuestro
proyecto de innecesarias demoras con sólo formularnos algunas simples
preguntas: ¿qué puede salir mal?, ¿cuál será el impacto si sale mal? Y
¿cuál sería la mejor contingencia para esos inconvenientes? Y no
olvidemos nunca de hacer nuestros planes B, C y D.

Luego de
asegurarnos de que nuestra empresa en su conjunto acepta y va a adoptar
esta metodología de trabajo, tengamos en cuenta cuáles son los objetivos
principales por buscar para lograr proyectos exitosos:

  1. Verificar que se emplea el mismo sistema de medición económica usando
    un mismo scorecard de los proyectos presentes en la cartera.
  2. Evaluar
    los datos de programación, recursos y costos de los proyectos a través
    del tiempo para identificar las tendencias y minimizar los riesgos.
  3. Intentar llevar análisis y modelos de información en tiempo real.
  4. Alinear el uso de recursos y su desarrollo con la estrategia.
  5. Pronosticar habilidades futuras y los requerimientos de capacitación.
  6. Maximizar la participación de todos los interesados en el proyecto..
  7. Alinear el uso de recursos y su desarrollo con la estrategia.

Por
último, el consejo más importante: ¡infórmese y capacítese! Es
fundamental que esté plenamente seguro de los pasos por seguir, luego
busque los casos de éxito en su mercado para conocer logros y fracasos
entre sus pares, y estudie herramientas como Microsoft EPM para conocer
cómo pueden ayudarlo en este proceso. Además, recuerde que el momento
preciso para comenzar a adoptar una estrategia de EPM es mañana mismo.

Si
acepta este desafío, no sólo logrará tener proyectos exitosos, sino que
además dará un gran paso hacia una empresa orientada a la innovación
continua.

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He decidido copiar este artículo, publicado originalmente el 19/05/2006, pues está próximo a desaparecer.

Autor: Alejandro Jardel
Gerente Comercial
División Consultoría
BS – Buffa Sistemas

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